PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNANCŮ

1. ÚVOD

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů platí pro zpracování všech osobních údajů náležejících (bývalým) zaměstnancům, brigádníkům pracujícím pod přímým dohledem (např. nezávislým dodavatelům či účastníkům školení), (bývalým) výkonným či nevýkonným ředitelům naší společnosti a (bývalým) členům dozorčí rady nebo podobného orgánu naší společnosti (dále jen „zaměstnancům“ nebo „vám“) a získaných společností Nutreco N. V. se sídlem na adrese Stationsstraat 77, Amersfoort, Nizozemsko či jakoukoli firmou přímo či nepřímo společností Nutreco vlastněnou nebo ovládanou, s níž jste komunikovali nebo měli obchodní vztahy (dále jen „naše společnost,“ „naše firma“ nebo „my“).
Nutreco N.V. a jakákoli firma přímo či nepřímo společností Nutreco vlastněná či ovládaná, s níž jste komunikovali nebo měli obchodní vztahy, odpovídá za zpracování vašich osobních údajů. V tomto prohlášení uvádíme, kdo jsme, jak a za jakým účelem zpracováváme vaše osobní údaje, a všechny další informace, které by vás mohly zajímat. Budete-li mít nějaké doplňující otázky, můžete nás kontaktovat pomocí kontaktních informací uvedených na konci tohoto prohlášení.
Toto prohlášení o ochraně osobních údajů platí od 24. května 2018. Poslední změny byly provedeny 24. května 2018.  Toto prohlášení se může časem změnit; aktuální verze je zveřejněna na našich webových stránkách. Dojde-li k významným změnám během vašeho pracovního poměru, budeme vás aktivně informovat.

 

2. ZA JAKÝM ÚČELEM ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Naše společnost bude zpracovávat vaše osobní údaje kvůli plnění vaší pracovní smlouvy. Zpracování bude sledovat jeden (nebo více) z těchto obchodních účelů:

A. Lidské zdroje, personální řízení a mzdová agenda

Zpracováváme vaše osobní údaje kvůli řízení lidských zdrojů a personálnímu řízení a k vedení vaší personální složky. To zahrnuje zpracovávání vašich osobních údajů kvůli hodnocení vašeho výkonu, převedení na jinou práci, dovoleným a jiným absencím, informacím ohledně důchodu, služebním cestám a cestovním výlohám a komunikaci s námi. Můžeme také zpracovávat vaše osobní údaje kvůli dodržování zákonů a nařízení. Jde například o identifikaci, prevenci podvodu, interní kontroly a zabezpečení firmy. Jste-li emigrant, budeme zpracovávat vaše osobní údaje z daňových důvodů. Dále zpracováváme vaše osobní údaje kvůli výplatám. Nevedeme pouze evidenci vaší výplaty, ale také odpracovaných hodin a přesčasů, bonusů a dalších kompenzací či benefitů.

Za tím účelem

  • zpracováváme vaše osobní údaje, abychom mohli plnit pracovní smlouvu s vámi a abychom mohli plnit požadavky zákona;
  • v nezbytném rozsahu zpracováváme vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, rodinný stav, národnost, fotografie, videa, rodné číslo, údaje z občanského průkazu či pasu, prohlášení o formě zaměstnání, náboženské vyznání, údaje z obchodní komory a informace o DPH, informace z náboru (např. předchozí zaměstnání, dosavadní vzdělání), údaje o práci a pracovní pozici, údaje o pracovním povolení, dostupnost, podmínky zaměstnání, daňové informace, platební informace, odpracované hodiny, informace z osobní složky, informace o pojištění, místo a organizace, oprávněné a vyživované osoby, data z účtu/profilu (firemní ICT systémy), data generovaná během plnění pracovní smlouvy a korespondence s naší společností ohledně žádosti o zaměstnání, včetně referencí, informace o absencích a dovolených.

 

B. kvůli realizaci obchodního procesu a internímu řízení

Budete-li pracovat u naší společnosti, budeme zpracovávat vaše osobní údaje v rámci realizace a organizace našeho podnikání. To zahrnuje obecný management, plánování práce, evidování odpracovaných hodin, účtování odpracované doby třetím stranám, žádosti o dotace od vlád či třetích stran, volení členů do zaměstnanecké rady, správu sdružení zaměstnanců a správu našeho majetku i majetku zaměstnanců. Zpracováváme vaše osobní údaje za účelem interního řízení. Například poskytujeme zařízení pro centrální zpracování, abychom pracovali efektivněji. Provádíme audity a šetření, zavádíme kontrolní prvky a spravujeme a užíváme adresáře zaměstnanců. Dále zpracováváme vaše osobní údaje pro účely archivace a pojištění, v rámci právní a obchodní poradenské činnosti a v souvislosti s řešením sporů.

 

Za tím účelem
  • zpracováváme vaše osobní údaje na základě našeho legitimního zájmu zachovávat zdravý chod našeho podnikání a zkvalitňovat jej;
  • v nezbytném rozsahu zpracováváme vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, údaje o práci a pracovní pozici, dostupnost, odpracované hodiny, informace o pojištění, místo a organizace, relevantní údaje z personální složky, oprávněné a vyživované osoby a údaje generované v průběhu plnění pracovní smlouvy.

 

C. Zdraví, bezpečnost a integrita

V naší společnosti si vysoce ceníme zdraví, bezpečnosti a integrity. Zpracováváme vaše osobní údaje, abychom ochránili naše zaměstnance a zákazníky. Testujeme a monitorujeme zaměstnance před jejich zaměstnáním u naší společnosti a v jeho průběhu a ověřujeme váš statut zaměstnance a přístupová práva. Také zpracováváme vaše osobní údaje k zajištění zdraví a bezpečnosti při práci a k ochraně majetku naší společnosti, zaměstnanců a zákazníků.

 

Za tím účelem
  • můžeme zpracovávat vše osobní údaje na základě našeho legitimního zájmu monitorovat naše interní procesy, abychom byli v souladu se zákonem;
  • zpracováváme kontaktní údaje, relevantní údaje z personální složky, informace o pojištění, místo a organizace a relevantní informace o zdravotním stavu, které jste nám poskytli.

D. Organizační analýza a rozvoj, manažerské výkaznictví a akvizice a prodeje

V naší společnosti zpracováváme vaše osobní údaje, abychom byli schopni připravit a vypracovat manažerské výkazy a analýzy. V rámci přípravy našich manažerských výkazů provádíme průzkumy mezi zaměstnanci, abychom se dozvěděli více o vašich stanoviscích a názorech. Vaše údaje zpracováváme rovněž v souvislosti s fúzemi, akvizicemi a prodeji a za účelem řízení takových transakcí.

 

Za tím účelem
  • zpracováváme vaše osobní údaje na základě našeho legitimního zájmu zachovávat zdravý chod našeho podnikání a zkvalitňovat jej;
  • zpracováváme vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, údaje o práci a pracovní pozici, podmínky zaměstnání, informace o pojištění, místo a organizace, relevantní údaje z personální složky, oprávněné a vyživované osoby a relevantní údaje generované v průběhu plnění pracovní smlouvy.

 

E. Dodržování zákona

V některých případech zpracováváme vaše osobní údaje ve snaze dodržovat zákony a nařízení. To by mohlo platit pro závazky týkající se lidských zdrojů.  Možná bude například potřeba zpracovávat vaše osobní údaje v souvislosti s dotacemi nebo daňovými předpisy. V snaze dodržet příslušné zákony a nařízení možná budeme muset prozradit vaše osobní údaje státním institucím či dozorovým orgánům.

 

Za tím účelem
  • zpracováváme tyto osobní údaje, abychom splnili naše zákonné závazky;
  • v nezbytném rozsahu zpracováváme vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, rodinný stav, národnost, rodné číslo, údaje z občanského průkazu či pasu, prohlášení o formě zaměstnání, údaje z obchodní komory a informace o DPH, údaje o práci a pracovní pozici, údaje o pracovním povolení, podmínky zaměstnání, daňové informace, platební informace a místo a organizace.

 

F. Ke sledování a vyšetřování kompliance

Monitorujeme účty zaměstnanců pro kontrolu dodržování našich zásad a předpisů. V rámci kontroly dodržování našich zásad také monitorujeme, jak využíváte naše sítě, systémy a informace. Děláme to bez ohledu na to, zda k přístupu k informacím, síti a systémům naší společnosti používáte IT zařízení naší společnosti nebo své vlastní.
Je-li některý zaměstnanec podezřelý z chování nebo jednání, které neodpovídá našim zásadám a předpisům, naše společnost by mohla zahájit interní vyšetřování a generovat a zpracovávat další osobní údaje. Takové vyšetřování bychom mohli zahájit v případě zakázaného předávání obchodních tajemství, důvěrných informací, duševního vlastnictví či know-how naší společnosti či v případě podvodu, nebo pokud zaměstnance podezříváme, že je původcem viru, spamu či narušení našich systémů či sítí. 

 

Za tím účelem
  • zpracováváme vaše osobní údaje na základě našeho legitimního zájmu monitorovat naše interní procesy, abychom byli v souladu se zákonem;
  • zpracováváme data z účtu/profilu (firemní ICT systémy), jako je čas a datum vašich přihlášení, typ sdílených informací a souborů, vyhledávací dotazy a typ vámi použitého zařízení, mobilní číslo vašeho zařízení, IP adresy, MAC adresy, dokumenty, k nimž bylo přistupováno, a doba trvání přístupu, informace o mobilní síti, operační systém vašeho mobilního zařízení a který mobilní prohlížeč používáte, vaše nastavení časového pásma a informace o zařízení.
  • Za tím účelem neuchováváme vaše osobní údaje, ledaže souvisejí s jednáním, které je v rozporu se zákonem. V takovém případě budeme relevantní osobní údaje uchovávat až do uzavření vyšetřování či řízení.

 

G. Ochrana životních zájmů zaměstnanců

Je-li nezbytné zpracovat vaše osobní údaje pro ochranu vašich životních zájmů, uděláme to. To by bylo například tehdy, máte-li nějaké onemocnění, o němž potřebují vědět vaši kolegové či nadřízení.

 

Za tím účelem
  • zpracováváme vaše osobní údaje na ochranu vašich životních zájmů a budeme zpracovávat vaše osobní údaje, bude-li to nezbytné pro předejití zranění či jiného poškození vašeho zdraví;
  • zpracováváme kontaktní údaje, relevantní údaje z personální složky, informace o pojištění, místo a organizace a relevantní informace o zdravotním stavu, které jste nám poskytli.

 

H. K nabídnutí vhodných příležitostí k vašemu rozvoji

Informace uložené v našich personálních systémech používáme k tomu, abychom vám nabídli příležitosti k rozvoji. Tak vám můžeme nabídnout to pravé školení, vzdělání, koučink či jiné formy kariérního vedení či růstu, které budou vyhovovat vašim potřebám.  Vaše osobní údaje používáme i k rozvoji kariéry a podpoře talentů obecně.

 

Za tím účelem
  • zpracováváme vaše osobní údaje, abychom mohli plnit pracovní smlouvu s vámi;
  • zpracováváme vaše kontaktní údaje, náborové informace (např. informace o předchozím zaměstnání a dosaženém vzdělání), údaje o pracovním místě, místo a organizace, údaje generované během plnění pracovní smlouvy, korespondenci s naší společností ohledně žádosti o zaměstnání (včetně referencí a informacích o absencích a dovolených).

 

I. Abychom vám umožnili vykonávat úkoly v rámci běžného provozu

Při práci v naší společnosti budete používat v rámci běžného provozu naše systémy a sítě. Budete posílat maily, prohledávat web a telefonovat. Možná budete jménem naší společnosti jezdit na služební cesty. Při takových činnostech budeme zpracovávat vaše osobní údaje obsažené v těchto dokumentech nebo v metadatech k těmto dokumentům připojených. Když například posíláte mail, zpracováváme vaše kontaktní údaje a vaše profilové informace.

 

Za tím účelem
  • zpracováváme vaše osobní údaje, abychom mohli plnit pracovní smlouvu s vámi;
  • v nezbytném rozsahu zpracováváme vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, údaje o práci a pracovní pozici, data z účtu/profilu (firemní ICT systémy), data o obsahu a provozu (například vaši internetovou komunikaci, odeslané a přijaté e-maily, vytištěné dokumenty, úložná zařízení), údaje z občanského průkazu či pasu, údaje o členství a kreditních kartách, cestovní plány a preference a data o zálohách.

 

3. JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME?

Naše společnost obecně uchovává údaje zaměstnanců jen po dobu nezbytnou pro daný obchodní účel v rozsahu přiměřeném pro splnění relevantních požadavků zákona nebo tak, jak je záhodno vzhledem k platnému zákonu o promlčení.
Neprodleně po uplynutí doby uchovávání budou údaje:
  • i) bezpečně smazány či zničeny; nebo
  • ii) anonymizovány nebo
  • iii) převedeny do archivu (pokud to není zakázáno zákonem nebo relevantním spisovým plánem).

 

4. KDO MÁ PŘÍSTUP K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM?

Přístup k vašim osobním údajům v naší společnosti
Všichni zaměstnanci mají přístup k vašemu profilu v naší společnosti a k údajům, které jste v něm zveřejnili. Když pošlete data jiným příjemcům, např. když pošlete zákazníkovi e-mail, tento příjemce obdrží rovněž osobní údaje v těchto datech obsažené. Tyto údaje budou v naší společnosti dostupné tomu, kdo je potřebuje znát.
K neveřejným údajům mohou přistupovat pouze relevantní oddělení v naší společnosti, například IT, HR, právní, bezpečnostní či oddělení etiky a kompliance, ale pouze v rozsahu nezbytném pro plnění jejich úkolů. Při tomto zpracování mohou být vaše osobní údaje předány do země, která neposkytuje adekvátní úroveň ochrany osobních údajů. Naše společnost však přijala opatření, aby zajistila, že vaše osobní údaje budou adekvátně chráněny. 
Za tím účelem totiž pro celou skupinu, do níž naše společnost patří, platí závazná firemní pravidla.
Přístup třetích stran k vašim osobním údajům 
Následující typy třetích stran mají přístup k vašim osobním údajům tam, kde je to relevantní pro poskytování jejich produktů či služeb naší společnosti: banky, pojišťovny, kartové společnosti, dodavatelé a konzultanti IT, cestovní agentury, velvyslanectví, finanční, daňoví a právní poradci, klienti, účetní, leasingové společnosti, kontrolní orgány, orgány zdravotního dohledu, forenzní specialisté, školící centra, poskytovatelé služeb ohledně provozu a správy budov, kurýrní služby.
Když je třetím stranám poskytnut přístup k vašim osobním údajům, naše společnost podnikne požadovaná smluvní, technická a organizační opatření k zajištění, že vaše osobní údaje budou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro účel zpracování sjednaný s naší společností. Třetí strany budou vaše osobní údaje zpracovávat jen v souladu s platnými zákony.
Jsou-li osobní údaje předány příjemci do země, která neposkytuje adekvátní ochranu osobních údajů, naše společnost podnikne kroky k zajištění, aby vaše osobní údaje byly adekvátně chráněny, například uzavře s těmito příjemci standardní smluvní doložky EU.
V ostatních případech vaše osobní údaje nebudou třetím stranám předávány, pokud to nebude požadováno zákonem. 

 

5. JAK JSOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZABEZPEČENY?

Podle našeho názoru a na základě našeho posouzení rizik jsme k zajištění bezpečnosti vašich osobních údajů přijali přiměřená bezpečnostní opatření. Při našem posuzování jsme brali v úvahu riziko nahodilého či nezákonného zničení, nahodilé ztráty, poškození, změny, neoprávněného prozrazení či přístupu a všech dalších forem nezákonného zpracování (mimo jiné včetně jejich nadbytečného shromažďování) či dalšího zpracování.

 

6. JAK MŮŽETE UPLATNIT SVÁ PRÁVA NA OCHRANU SOUKROMÍ?

Máte právo požadovat přístup k vašim osobním údajům a jejich přehled a za určitých podmínek jejich opravu nebo výmaz. Kromě toho můžete mít právo omezit zpracování týkající se vašich osobních údajů, právo vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů.
Chcete-li svá práva na ochranu osobních údajů uplatnit, kontaktujte nás laskavě pomocí kontaktních údajů na konci tohoto prohlášení. Pamatujte, že můžeme požadovat další informace kvůli ověření vaší totožnosti.

 

7. MŮŽETE ODVOLAT SVŮJ SOUHLAS?

Souhlas zaměstnance není obecně přijatelný jako legitimní základ pro zpracování osobních údajů zaměstnanců. Avšak za jistých konkrétních okolností, například požaduje-li to zákon, lze si souhlas zaměstnance opatřit. Když udělíte svůj souhlas, můžete jej kdykoli odvolat. Pamatujte, že odvolání souhlasu nemá zpětný účinek a že odvolání souhlasu je možné jen v případě, že jste nejprve souhlas dali. Chcete-li svůj souhlas odvolat, kontaktujte nás laskavě pomocí kontaktních údajů na konci tohoto prohlášení.

8. JAK PODAT STÍŽNOST NEBO NAHLÁSIT PORUŠENÍ BEZPEČNOSTI OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Máte-li stížnost ohledně toho, jak naše společnost používá vaše osobní údaje, nebo pokud jste se dozvěděli o porušení bezpečnosti osobních údajů v naší společnosti, můžete podat stížnost nebo nahlásit porušení bezpečnosti osobních údajů prostřednictvím vašeho přímého nadřízeného nebo pomocí kontaktních údajů na konci tohoto prohlášení. Kromě podání stížnosti u naší společnosti můžete podat stížnost u místního orgánu dozoru nad ochranou osobních údajů.

 

9. JAK NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?

Máte-li nějaké dotazy ohledně způsobu zpracování vašich osobních údajů, nejprve si prosím přečtěte toto prohlášení. Máte-li další dotazy, poznámky, pochvaly či stížnosti, kontaktujte laskavě pověřence pro ochranu osobních údajů v naší společnosti na adrese privacy@nutreco.com.