Declaración de privacidad - empleados

1. Introducción

Esta Declaración de privacidad es aplicable al procesamiento de todos los datos personales de (ex) empleados, trabajadores temporales bajo supervisión directa (por ejemplo, contratistas independientes y aprendices), (ex) ejecutivos o directores no ejecutivos y (ex) miembros del consejo de supervisión o organismo similar (cada uno denominado "Empleado" o "usted") por Nutreco NV con sede en Stationsstraat 77, Amersfoort, Países Bajos y cualquier empresa directa o indirectamente propiedad o controlada por Nutreco con la que interactuó o tuvo una relación comercial (en adelante referido como "Nuestra Compañía", "nosotros" o "nos"). Nutreco N.V. y cualquier empresa de propiedad directa o indirecta o controlada por Nutreco con la que haya interactuado o haya tenido una relación comercial son responsables del procesamiento de sus datos personales. En esta declaración describimos quiénes somos, cómo y con qué fines procesamos sus datos personales y cualquier otra información que pueda ser relevante para usted. En caso de que tenga alguna pregunta adicional, puede contactarnos a través de los datos de contacto que se proporcionan al final de esta declaración.

Esta Declaración de privacidad se aplica desde el 24 de mayo de 2018. Las últimas modificaciones se realizaron el 24 de mayo de 2018. Esta declaración puede cambiar con el tiempo y la versión más actualizada se publica en nuestro sitio web. Si se realizan cambios significativos durante su empleo, le informaremos activamente.

2. ¿Con qué fines procesamos sus datos personales?

Nuestra Compañía procesará sus datos personales para la ejecución de su contrato de trabajo. El procesamiento seguirá uno (o más) de los siguientes propósitos comerciales:

A. Recursos humanos, gestión de personal y administración de nóminas

Tratamos sus datos personales para la gestión de recursos humanos y personal y para gestionar su expediente personal. Esto incluye el procesamiento de sus datos personales para sus evaluaciones de desempeño, cesiones, permisos y otras ausencias, detalles de pensión, viajes y gastos y nuestras comunicaciones con usted. También es posible que tengamos que procesar sus datos personales siguiendo las leyes y regulaciones. Este es, por ejemplo, el caso de la identificación, la prevención del fraude, los controles internos y la seguridad de la empresa. Si es un expatriado, también procesaremos sus datos personales para cualquier problema relacionado con los impuestos. Además, procesamos sus datos personales para la administración de la nómina. No solo mantenemos una administración de sus pagos de salario, sino también de sus horas y horas extras, bonificaciones y otras compensaciones o beneficios.

Para este propósito

  • tratamos sus datos personales para realizar el contrato de trabajo que tenemos con usted, y para cumplir con una obligación legal
  • procesamos, en la medida que corresponda, sus datos de contacto, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, nacionalidad, fotografías, videos, número de servicio ciudadano, datos de la tarjeta de identificación o pasaporte, declaración de situación laboral, religión, cámara de comercio y detalles de IVA , información de contratación (como historial de empleo, detalles de historial de educación), datos de trabajo y posición, detalles del permiso de trabajo, disponibilidad, términos de empleo, detalles de impuestos, detalles de pago, horas trabajadas, detalles de archivo de personal, detalles de seguro, ubicación y organizaciones, beneficiarios y dependientes, datos de cuenta / perfil (sistemas TIC corporativos), datos generados durante la ejecución del contrato de trabajo y correspondencia con Nuestra Compañía con respecto a solicitudes de empleo, incluidas referencias, información de ausencias y permisos.

B. Ejecución de procesos de negocio y gestión interna.

Cuando trabaje en Nuestra Compañía, procesaremos sus datos personales en el desempeño y organización de nuestro negocio. Esto incluye la gestión general, la programación del trabajo, el registro del tiempo trabajado, el cobro del tiempo trabajado a terceros, la solicitud de subsidios a gobiernos o terceros, la elección de miembros del órgano de participación de Nuestra Compañía, la administración de la asociación de personal y la gestión de activos nuestros y de los empleados. Procesamos sus datos personales para la gestión interna. Por ejemplo, proporcionamos instalaciones de procesamiento centralizadas para trabajar de manera más eficiente. Realizamos auditorías e investigaciones, implementamos controles comerciales y administramos y usamos directorios de empleados. Además, procesamos sus datos personales para fines de archivo y seguros, consultoría legal y comercial y en el contexto de la resolución de disputas.

Para este propósito

  • procesamos datos personales en función de nuestro interés legítimo para mantener y mejorar las operaciones comerciales sólidas
  • Procesamos, en la medida que corresponda, sus datos de contacto, fecha de nacimiento, sexo, trabajo y puesto, disponibilidad, horas trabajadas, detalles del seguro, ubicación y organizaciones, detalles del expediente de personal relevante, beneficiarios y dependientes y datos generados durante el desempeño del contrato de empleo.

C. Salud, seguridad e integridad

En Nuestra Compañía, valoramos mucho la salud, la seguridad y la integridad. Para proteger a nuestros empleados y clientes, procesamos sus datos personales. Examinamos y monitoreamos a nuestros empleados antes y mientras están empleados en Nuestra Compañía y autenticamos su estado de empleado y derechos de acceso. También procesamos sus datos personales para garantizar la salud y seguridad ocupacional y para proteger nuestros activos y los de nuestros empleados y clientes.

Para este propósito

  • podemos procesar sus datos personales en función de nuestro interés legítimo para monitorear nuestros procesos internos y para cumplir con la ley
  • procesamos sus datos de contacto, los datos de los archivos de personal pertinentes, los datos del seguro, la ubicación y las organizaciones y los datos de salud relevantes que nos proporcionó

D. Análisis y desarrollo organizativo, informes de gestión y adquisiciones y desinversiones

En Nuestra Compañía, procesamos sus datos personales para poder preparar y realizar informes y análisis de gestión. Por ejemplo, realizamos encuestas a los empleados para conocer más sobre sus puntos de vista y opiniones en la preparación de nuestros informes de gestión. También procesamos sus datos personales en el contexto de fusiones, adquisiciones y desinversiones y para gestionar dichas transacciones.

Para este propósito

  • procesamos datos personales en función de nuestro interés legítimo para mantener y mejorar las operaciones comerciales sólidas
  • procesamos sus datos de contacto, fecha de nacimiento, género, trabajo y puesto, condiciones de empleo, detalles del seguro, ubicación y organizaciones, beneficiarios y dependientes y datos relevantes generados durante la ejecución del contrato de trabajo

E. Cumplimiento de la ley

En algunos casos, procesamos sus datos personales para cumplir con las leyes y regulaciones. Este podría ser el caso de las obligaciones relacionadas con los recursos humanos. Por ejemplo, es posible que también necesitemos procesar sus datos personales a la luz de subsidios o regulaciones fiscales. Siguiendo las leyes y regulaciones, es posible que debamos divulgar sus datos personales a instituciones gubernamentales o autoridades supervisoras.

Para este propósito

  • procesamos estos datos personales para cumplir con una obligación legal que se nos impone
  • procesamos sus datos de contacto, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, nacionalidad, número de servicio ciudadano, datos de la tarjeta de identificación o pasaporte, declaración de situación laboral, detalles de la cámara de comercio y del IVA, trabajo y puesto, detalles del permiso de trabajo, condiciones de empleo , detalles fiscales, detalles de pago y ubicación y organizaciones

F. Para monitorear e investigar el cumplimiento

Monitoreamos las cuentas de los empleados para verificar el cumplimiento de nuestras políticas y regulaciones. También monitoreamos su uso de nuestras redes, sistemas e información para observar el cumplimiento de sus políticas. Lo hacemos independientemente de si utiliza los dispositivos de TI de Nuestra Compañía o sus propios dispositivos para acceder o usar la información, la red o los sistemas de Nuestra Compañía.

Si se sospecha que un empleado tiene un comportamiento o acciones que no cumplen con nuestras políticas y regulaciones, Nuestra Compañía podría iniciar una investigación interna, generar y procesar datos personales adicionales. Podríamos, por ejemplo, iniciar dicha investigación en el caso de una transferencia prohibida de cualquiera de los secretos comerciales, información confidencial, propiedad intelectual o conocimientos técnicos de Nuestra Compañía, fraude o si sospechamos que un empleado es el origen de algún virus, correo no deseado o intrusión en nuestros sistemas o red.

Para este propósito

  • procesamos sus datos personales en función de nuestro interés legítimo para monitorear nuestros procesos internos y para cumplir con la ley
  • procesamos datos de cuenta / perfil (sistemas TIC corporativos), como la hora y fecha de sus inicios de sesión, el tipo de información y archivos compartidos, las consultas de búsqueda que se realizan y el tipo de dispositivo que utiliza, el número de móvil de su dispositivo, direcciones IP, direcciones MAC, documentos accedidos y duración del acceso, información de la red móvil, su sistema operativo móvil y qué navegador móvil utiliza, la configuración de su zona horaria y los detalles del dispositivo
  • no conservamos sus datos personales para este propósito, a menos que estén vinculados a un comportamiento no conforme. Luego, conservaremos los datos personales relevantes hasta que la investigación o el procedimiento hayan concluido

G. Protección de los intereses vitales de los empleados

Cuando sea necesario procesar sus datos personales para proteger sus intereses vitales, lo haremos. Este podría ser el caso, por ejemplo, cuando tiene una afección médica que sus colegas o superiores deben conocer.

Para este propósito

  • procesamos sus datos personales para proteger su interés vital y procesaremos sus datos personales si es necesario para evitar un riesgo de lesiones u otros daños a su salud
  • procesamos sus datos de contacto, los datos de los archivos de personal pertinentes, los datos del seguro, la ubicación y las organizaciones y los datos de salud relevantes que nos proporcionó

H. Ofrecerle oportunidades adecuadas para su desarrollo

Utilizamos la información almacenada en nuestros sistemas de recursos humanos para ofrecerle oportunidades adecuadas de desarrollo. De esta manera, podemos ofrecerle la formación, la educación, el coaching u otras formas de orientación profesional o desarrollo personal adecuados para satisfacer sus necesidades. También utilizamos sus datos personales para el desarrollo profesional y del talento en general.

Para este propósito

  • tratamos sus datos personales para realizar el contrato de trabajo que tenemos con usted
  • procesamos sus datos de contacto, información de contratación (como historial de empleo, detalles de historial de educación), datos de trabajo y posición, ubicación y organizaciones, datos generados durante la ejecución del contrato de trabajo, correspondencia con Nuestra Compañía con respecto a solicitudes de empleo (incluidas referencias , información de ausencias y permisos)

I. Para permitirle realizar sus tareas en el curso normal del negocio

Cuando trabaja en Nuestra Compañía, utiliza nuestros sistemas y redes en el curso normal de sus actividades comerciales. Enviará correos electrónicos, buscará en la web y realizará llamadas telefónicas. También puede realizar viajes de negocios en nombre de Nuestra Compañía. Cuando lo hace, procesamos sus datos personales incluidos en dichos documentos o en los metadatos adjuntos a dichos documentos. Por ejemplo, cuando envía un correo electrónico, procesamos sus datos de contacto, la información de su perfil.

Para este propósito

  • tratamos sus datos personales para realizar el contrato de trabajo que tenemos con usted
  • Procesamos, en la medida de lo posible, sus datos de contacto, fecha de nacimiento, sexo, datos de trabajo y posición, datos de cuenta / perfil (sistemas de TIC corporativos), datos de contenido y tráfico (como sus comunicaciones por Internet, mensajes de correo electrónico enviados y recibidos). , documentos impresos, dispositivos de almacenamiento), detalles de la tarjeta de identificación o pasaporte, membresía y tarjetas de crédito, preferencias y planes de viaje, y datos en copias de seguridad

3. ¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

Nuestra Compañía generalmente retendrá los Datos de los Empleados solo durante el período requerido para cumplir con el Propósito Comercial aplicable, en la medida que sea razonablemente necesario para cumplir con un requisito legal aplicable o según sea aconsejable a la luz de un estatuto de limitaciones aplicable.

Inmediatamente después de que finalice el período de almacenamiento aplicable, los Datos serán:

(i) eliminado o destruido de forma segura; o (ii) anonimizado; o (iii) transferido a un Archivo (a menos que esté prohibido por la ley o un programa de retención de registros aplicable).

4. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales?

Acceso a sus datos personales dentro de Nuestra Compañía. Todos nuestros empleados tienen acceso a su perfil de Nuestra Compañía y los datos que usted ha puesto a disposición del público allí. Cuando envía datos a otros destinatarios, por ejemplo, cuando envía un correo electrónico a un cliente, este destinatario también recibirá datos personales incluidos en dichos datos como resultado. Estos datos estarán disponibles según sea necesario dentro de Nuestra Compañía.

Los departamentos relevantes dentro de Nuestra Compañía, como TI, RR.HH., Legal, Seguridad de TI, Ética y Cumplimiento, pueden acceder a los datos no públicos, pero solo en la medida necesaria para cumplir con sus respectivas tareas. En este procesamiento, sus datos personales pueden ser transferidos a un país que no proporciona un nivel adecuado de protección de datos personales. Sin embargo, Nuestra Compañía ha tomado medidas para garantizar que sus datos personales estén adecuadamente protegidos. Para este propósito, las Reglas Corporativas Vinculantes son aplicables en todo el grupo al que pertenece Nuestra Compañía.

Acceso a sus datos personales por parte de terceros Los siguientes tipos de terceros tienen acceso a sus datos personales cuando sea relevante para el suministro de sus productos o servicios a Nuestra Compañía: bancos, compañías de seguros, compañías de tarjetas de crédito, proveedores y consultores de TI, agencias de viajes , embajadas, asesores financieros, fiscales y legales, clientes, contables, empresas de arrendamiento, autoridades de inspección, autoridades de inspección médica, especialistas forenses, centros de capacitación, servicios de instalaciones, servicios de entrega de paquetes y cartas.

Cuando terceros tengan acceso a sus datos personales, Nuestra Compañía tomará las medidas contractuales, técnicas y organizativas necesarias para garantizar que sus datos personales solo se procesen en la medida en que dicho procesamiento sea necesario para el propósito de procesamiento acordado con Nuestra Compañía. Los terceros solo procesarán sus datos personales de acuerdo con la ley aplicable.

Si sus datos personales se transfieren a un destinatario en un país que no brinda un nivel adecuado de protección de datos personales, Nuestra Compañía tomará medidas para garantizar que sus datos personales estén adecuadamente protegidos, como entrar en Cláusulas Contractuales Estándar de la UE con estos terceros.

En otros casos, sus datos personales no serán facilitados a terceros, excepto cuando así lo exija la ley.

5. ¿Cómo se protegen sus datos personales?

En nuestra opinión y en base a nuestra evaluación de riesgos, hemos tomado las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la seguridad de sus datos personales. En nuestra evaluación, hemos considerado los riesgos de destrucción accidental o ilegal o pérdida accidental, daño, alteración, divulgación o acceso no autorizado y otras formas de procesamiento ilegal (incluida, entre otras, la recopilación innecesaria) o procesamiento posterior.

6. ¿Cómo puede ejercer sus derechos de privacidad?

Tiene derecho a solicitar el acceso o una descripción general de sus datos personales y, en determinadas condiciones, la rectificación y / o supresión de los datos personales. Además, también puede tener el derecho de restricción del procesamiento de sus datos personales, el derecho a oponerse al procesamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos.

Para invocar sus derechos de privacidad, comuníquese con nosotros utilizando los datos de contacto que se encuentran al final de esta Declaración de privacidad. Tenga en cuenta que es posible que le solicitemos información adicional para verificar su identidad.

7. ¿Puede retirar su consentimiento?

El consentimiento de los empleados generalmente no se puede utilizar como base legítima para procesar los datos personales de los empleados. Sin embargo, bajo ciertos requisitos específicos, por ejemplo, si la ley aplicable lo requiere, se puede obtener el consentimiento del empleado. Una vez otorgado, siempre puede retirar su consentimiento. Tenga en cuenta que el retiro no tiene efecto retroactivo y que el retiro de su consentimiento solo es posible en caso de que primero haya dado su consentimiento. Comuníquese con nosotros para retirar su consentimiento utilizando los datos de contacto que se encuentran al final de esta Declaración de privacidad.

8. ¿Cómo presentar una queja o denunciar una violación de datos?

Si tiene una queja sobre el uso de sus datos personales por parte de Nuestra Compañía, o si ha tenido conocimiento de una violación de datos por parte de Nuestra Compañía, puede presentar una queja o informar una violación de datos a través de su gerente de línea o mediante los datos de contacto en al final de esta declaración. Además de presentar una queja ante Nuestra Compañía, también puede presentar una queja ante la autoridad supervisora de protección de datos local.

9. ¿Cómo puede contactarnos?

Si tiene alguna pregunta sobre la forma en que procesamos sus datos personales, lea esta declaración primero. Si tiene preguntas, comentarios, cumplidos o quejas adicionales, comuníquese con el oficial de privacidad de Nuestra Compañía al privacy@nutreco.com.