Declaración de privacidad para los datos de empleados

1. Introducción

Esta Declaración de privacidad es aplicable al tratamiento de todos los datos personales de (antiguos) empleados, trabajadores temporales bajo supervisión directa (por ejemplo. contratistas y aprendices independientes), (antiguos) ejecutivos o directores no ejecutivos y (antiguos) miembros del consejo de supervisión u organismo similar (cada uno conocido como "Empleado" o "usted") por Nutreco N.V. con sede en Stationsstraat 77, Amersfoort, Los Países Bajos y cualquier empresa directa o indirectamente propiedad o controlada por Nutreco con la que interactuó o tuvo una relación comercial con (en adelante, "Nuestra Compañía", "nosotros" o "nosotros").
Nutreco N.V. y cualquier empresa directa o indirectamente propiedad o controlada por Nutreco con la que interactuó o tuvo una relación comercial son responsables del tratamiento de sus datos personales. En esta declaración describimos quiénes somos, cómo y para qué fines procesamos sus datos personales y toda la otra información que pueda ser relevante para usted. En caso de que tenga alguna pregunta adicional, puede ponerse en contacto con nosotros a través de los datos de contacto proporcionados en la parte inferior de esta declaración.

Esta Política de privacidad está aplicable desde el 24 de mayo de 2018. Las últimas modificaciones se realizaron el 24 de mayo de 2018. Esta declaración puede cambiar con el tiempo y la versión más actualizada se publica en nuestro sitio web. Si se están realizando cambios significativos durante su empleo, le informaremos activamente.

2. ¿Con qué fines procesamos sus datos personales?

Nuestra Empresa procesará sus datos personales para la ejecución de su contrato de trabajo. El procesamiento seguirá bajo uno (o más) de los siguientes propósitos comerciales:

A. Recursos humanos, gestión de personal y administración de nóminas.

Procesamos sus datos personales para la gestión de recursos humanos y personal y para gestionar su archivo de personal. Esto incluye el procesamiento de sus datos personales para sus revisiones de rendimiento, outplacements, vacaciones y otras ausencias, datos de pensión, viajes y gastos y nuestras comunicaciones con usted. También es posible que tengamos que procesar sus datos personales siguiendo las leyes y regulaciones. Este es, por ejemplo, el caso de identificación, prevención del fraude, controles internos y seguridad de la empresa. Si usted es un expatriado, también procesaremos sus datos personales para cualquier problema relacionado con los impuestos. Además, procesamos sus datos personales para la administración de nóminas. No solo mantenemos una administración de sus pagos salariales, sino también de sus horas y horas extras, bonos y otras compensaciones o beneficios.

Para ello

  • procesamos sus datos personales para realizar el contrato de trabajo que tenemos con usted, y para cumplir con una obligación legal
  • procesamos – en la medida aplicable – sus datos de contacto, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, nacionalidad, fotografías, videos, número de servicio al ciudadano, DNI o datos del pasaporte, declaración de situación laboral, religión, cámara de comercio y detalles del IVA, información de contratación (como historial laboral, detalles del historial educativo), datos de empleo y puestos de trabajo, detalles del permiso de trabajo, disponibilidad, condiciones de empleo, detalles fiscales, detalles de pago, horas trabajadas, detalles del archivo de personal, detalles del seguro, ubicación y organizaciones, beneficiarios y dependientes, datos de cuenta/perfil (sistemas TIC corporativos), datos generados durante el cumplimiento del contrato de trabajo y correspondencia con nuestra empresa con respecto a solicitudes de empleo, incluyendo referencias, ausencia e información de licencia.

B. Ejecución de procesos empresariales y gestión interna.

Cuando trabaje en Nuestra Empresa, procesaremos sus datos personales en el desempeño y organización de nuestro negocio. Esto incluye la gestión general, la programación de trabajo, el registro del tiempo trabajado, el cobro de tiempo trabajado a terceros, la solicitud de subsidios de gobiernos o terceros, la elección de miembros del organismo de participación de nuestra empresa, la administración de la asociación de personal y la gestión de nuestros activos y empleados. Procesamos sus datos personales para la gestión interna. Por ejemplo, proporcionamos instalaciones centrales de procesamiento para trabajar de manera más eficiente. Realizamos auditorías e investigaciones, implementamos controles empresariales y administramos y utilizamos directorios de empleados. Además, procesamos sus datos personales con fines de archivo y seguros, consultoría legal y empresarial y en el contexto de la resolución de disputas.

Para ello

  • procesamos datos personales basados en nuestro interés legítimo de mantener y mejorar las operaciones empresariales sólidas
  • procesamos – en la medida aplicable – sus datos de contacto, fecha de nacimiento, género, trabajo y puesto, disponibilidad, horas trabajadas, detalles del seguro, ubicación y organizaciones, detalles relevantes del archivo de personal, beneficiarios y dependientes y datos generados durante el cumplimiento del contrato de trabajo.

C. Salud, seguridad, seguridad e integridad.

En Nuestra Empresa, valoramos mucho la salud, la seguridad, la seguridad y la integridad. Con el fin de proteger a nuestros empleados y clientes, procesamos sus datos personales. Examinamos y supervisamos a nuestros empleados antes y mientras están empleados en Nuestra Empresa y autenticamos el estado de su empleado y los derechos de acceso. También procesamos sus datos personales para garantizar la salud y la seguridad en el trabajo y para proteger nuestros activos y empleados y clientes.

Para ello

  • podemos procesar sus datos personales en función de nuestro interés legítimo de supervisar nuestros procesos internos y con el fin de cumplir con la ley
  • procesamos sus datos de contacto, los detalles relevantes del archivo de personal, los detalles del seguro, la ubicación y las organizaciones y los datos de salud relevantes que nos proporcionó.

D. Análisis y desarrollo organizacional, informes de gestión y adquisición y desinversiones.

En Nuestra Empresa, procesamos sus datos personales para poder preparar y realizar informes y análisis de gestión. Por ejemplo, realizamos encuestas de empleados para obtener más información sobre sus puntos de vista y opiniones en preparación de nuestros informes de gestión. También procesamos sus datos personales en el contexto de fusiones, adquisiciones y desinversiones y con el fin de gestionar dichas transacciones.

Para ello

  • procesamos datos personales basados en nuestro interés legítimo de mantener y mejorar las operaciones empresariales sólidas
  • procesamos sus datos de contacto, fecha de nacimiento, género, trabajo y puesto de trabajo, términos de empleo, detalles del seguro, ubicación y organizaciones, beneficiarios y dependientes y datos relevantes generados durante el cumplimiento del contrato de trabajo.

E. Cumplimiento de la ley

En algunos casos, procesamos sus datos personales para cumplir con las leyes y regulaciones. Este podría ser el caso de las obligaciones relacionadas con los recursos humanos. Por ejemplo, también podemos necesitar procesar sus datos personales a la luz de subsidios o regulaciones fiscales. Siguiendo las leyes y regulaciones, es posible que necesitemos divulgar sus datos personales a instituciones gubernamentales o autoridades de supervisión.

Para ello

  • tratamos estos datos personales para cumplir con una obligación legal que se nos impone
  • procesamos sus datos de contacto, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, nacionalidad, número de servicio al ciudadano, datos de DNI o pasaporte, declaración de estado laboral, detalles de la cámara de comercio e IVA, trabajo y posición, detalles del permiso de trabajo, términos de empleo, detalles fiscales, detalles de pago y ubicación y organizaciones.

F. Supervisar e investigar el cumplimiento

Supervisamos las cuentas de los empleados para comprobar el cumplimiento de nuestras políticas y regulaciones. También supervisamos su uso de nuestras redes, sistemas e información para observar el cumplimiento de sus políticas. Lo hacemos independientemente de si utiliza los dispositivos de TI de nuestra empresa o sus propios dispositivos para acceder o utilizar la información, la red o los sistemas de nuestra empresa.

Si se sospecha que un empleado tiene comportamiento o acciones que no cumplen con nuestras políticas y regulaciones, Nuestra Compañía podría iniciar una investigación interna, generar y procesar datos personales adicionales. Podríamos, por ejemplo, iniciar tal investigación en el caso de una transferencia prohibida de cualquiera de los secretos comerciales de nuestra Compañía, información confidencial, propiedad intelectual o knowhow, fraude o si sospechamos que un empleado es el origen de cualquier virus, spam o intrusión en nuestros sistemas o red.

Para ello

  • tratamos sus datos personales en función de nuestro interés legítimo de supervisar nuestros procesos internos y con el fin de cumplir con la ley
  • procesamos datos de cuenta/perfil (sistemas TIC corporativos), como la hora y la fecha de sus inicios de sesión, el tipo de información y archivos compartidos, las consultas de búsqueda que se realizan y el tipo de dispositivo que utiliza, el número de teléfono móvil de su dispositivo, direcciones IP, direcciones MAC, documentos a los que se accede y duración del acceso, información de red móvil, su sistema operativo móvil y qué navegador móvil utiliza, la configuración de su zona horaria y los detalles del dispositivo
  • no conservamos sus datos personales para este fin, a menos que estén vinculados a comportamientos no conformes. A continuación, conservaremos los datos personales pertinentes hasta que se haya concluido la investigación o el procedimiento.

G. Proteger los intereses vitales de los empleados.

Cuando sea necesario procesar sus datos personales para proteger sus intereses vitales, lo haremos. Este podría, por ejemplo, ser el caso cuando usted tiene una condición médica que sus colegas o superiores deben tener en cuenta.

Para ello

  • tratamos sus datos personales para proteger su interés vital y procesaremos sus datos personales si es necesario para evitar un riesgo de lesiones u otros daños a su salud
  • procesamos sus datos de contacto, los detalles relevantes del archivo de personal, los detalles del seguro, la ubicación y las organizaciones y los datos de salud relevantes que nos proporcionó.

H. Para ofrecerle oportunidades adecuadas para su desarrollo

Utilizamos la información almacenada en nuestros sistemas de recursos humanos para ofrecerle las oportunidades adecuadas para el desarrollo. De esta manera, podemos ofrecerle la formación, educación, coaching u otras formas correctas de orientación profesional o desarrollo personal para satisfacer sus necesidades. También utilizamos sus datos personales para el desarrollo general de la carrera y el talento.

Para ello

  • procesamos sus datos personales para realizar el contrato de trabajo que tenemos con usted
  • procesamos sus datos de contacto, información de contratación (como historial laboral, detalles del historial educativo), datos de empleo y puestos, ubicación y organizaciones, datos generados durante el cumplimiento del contrato de trabajo, correspondencia con nuestra empresa con respecto a solicitudes de empleo (incluyendo referencias, ausencia e información de licencia).

I. Para permitirle realizar sus tareas en el curso regular de los negocios

Cuando trabaja en Nuestra Empresa, utiliza nuestros sistemas y redes en el curso regular de los negocios. Enviará correos electrónicos, buscará en la web y realizará llamadas telefónicas. También puede realizar viajes de negocios en nombre de Nuestra Empresa. Cuando lo hace, procesamos sus datos personales incluidos en dichos documentos o en los metadatos adjuntos a dichos documentos. Por ejemplo, cuando envía un correo electrónico, procesamos sus datos de contacto, la información de su perfil.

Para ello

  • procesamos sus datos personales para realizar el contrato de trabajo que tenemos con usted
  • procesamos – en la medida aplicable – sus datos de contacto, fecha de nacimiento, sexo, datos de trabajo y posición, datos de cuenta/perfil (sistemas TIC corporativos), datos de contenido y tráfico (como sus comunicaciones por Internet, mensajes de correo electrónico enviados y recibidos, documentos impresos, dispositivos de almacenamiento), datos de tarjetas de identificación o pasaporte, tarjetas de membresía y crédito, preferencias y planes de viaje, y datos sobre copias de seguridad.

3. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

Nuestra Compañía generalmente retendrá los Datos de los Empleados solo durante el período requerido para cumplir con el Propósito Comercial aplicable, en la medida que sea razonablemente necesario para cumplir con un requisito legal aplicable o según sea aconsejable a la luz de un estatuto de limitaciones aplicable.

Inmediatamente después de que finalice el período de almacenamiento aplicable, los Datos serán:

(i) eliminado o destruido de forma segura; o (ii) anonimizado; o (iii) transferido a un Archivo (a menos que esté prohibido por la ley o un programa de retención de registros aplicable).

4. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales?

Acceso a sus datos personales dentro de Nuestra Empresa
Todos nuestros empleados tienen acceso a su perfil de Nuestra Empresa y a los datos que usted ha puesto a disposición del público allí. Cuando envía datos a otros destinatarios, por ejemplo, cuando envía un correo electrónico a un cliente, este destinatario también recibirá datos personales incluidos en dichos datos como resultado. Estos datos estarán disponibles sobre una base de necesidad de saber dentro de Nuestra Empresa.

Los departamentos relevantes de Nuestra Empresa pueden acceder a los datos no públicos, como TI, Recursos Humanos, Legal, Seguridad de TI, Ética y Cumplimiento, pero solo en la medida necesaria para cumplir con sus respectivas tareas. En este tratamiento, sus datos personales pueden ser transferidos a un país que no proporciona un nivel adecuado de protección de datos personales. Sin embargo, Nuestra Empresa ha tomado medidas para garantizar que sus datos personales estén adecuadamente protegidos. Para ello, las Reglas Corporativas vinculantes son aplicables en todo el grupo al que pertenece Nuestra Empresa.

Acceso a sus datos personales por parte de terceros

Los siguientes tipos de terceros tienen acceso a sus datos personales cuando sea relevante para el suministro de sus productos o servicios a Nuestra Compañía: bancos, compañías de seguros, compañías de tarjetas de crédito, proveedores y consultores de TI, agencias de viajes, embajadas, asesores financieros, fiscales y legales, clientes, contadores, compañías de arrendamiento, autoridades de inspección, autoridades de inspección médica, especialistas forenses, centros de capacitación, servicios de instalaciones, servicios de entrega de paquetes y cartas.

Cuando se dé a terceros acceso a sus datos personales, Nuestra Compañía tomará las medidas contractuales, técnicas y organizativas necesarias para garantizar que sus datos personales solo se procesen en la medida en que dicho procesamiento sea necesario para el tratamiento acordado con Nuestra Empresa. Los terceros solo procesarán sus datos personales de acuerdo con la legislación aplicable.

Si sus datos personales se transfieren a un destinatario en un país que no proporciona un nivel adecuado de protección de datos personales, Nuestra Empresa tomará medidas para garantizar que sus datos personales estén adecuadamente protegidos, como la celebración de cláusulas contractuales estándar de la UE con estos terceros.

En otros casos, sus datos personales no serán suministrados a terceros, excepto cuando así lo exija la ley.

5. ¿Cómo están protegidos sus datos personales?

En nuestra opinión y en base a nuestra evaluación de riesgos, hemos tomado las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la seguridad de sus datos personales. En nuestra evaluación, hemos considerado los riesgos de destrucción accidental o ilegal o pérdida accidental, daño, alteración, divulgación o acceso no autorizado y otras formas de procesamiento ilegal (incluida, entre otras, la recopilación innecesaria) o procesamiento posterior.

6. ¿Cómo puede ejercer sus derechos de privacidad?

Usted tiene derecho a solicitar acceso o una visión general de sus datos personales, y bajo ciertas condiciones, rectificación y/o borrado de datos personales. Además, también puede tener derecho a la restricción del tratamiento con respecto a sus datos personales, el derecho a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos.

Para invocar sus derechos de privacidad, póngase en contacto con nosotros utilizando los datos de contacto en la parte inferior de esta Declaración de privacidad. Tenga en cuenta que podemos solicitar información adicional para verificar su identidad.

7. ¿Puede retirar su consentimiento?

El consentimiento de los empleados no puede utilizarse como base legítima para el tratamiento de datos personales de los empleados. Sin embargo, bajo ciertos requisitos específicos, por ejemplo, si la ley aplicable lo requiere, se puede obtener el consentimiento del empleado. Una vez dado, siempre puede retirar su consentimiento. Tenga en cuenta que la retirada no tiene efecto retrospectivo y que la retirada de su consentimiento sólo es posible en caso de que haya dado su consentimiento por primera vez.

Póngase en contacto con nosotros para retirar su consentimiento utilizando los datos de contacto en la parte inferior de esta Declaración de privacidad.

8. ¿Cómo presentar una queja o denunciar una violación de datos?

Si tiene una queja sobre el uso de sus datos personales por nuestra Empresa, o si ha dado a conocer una violación de datos por parte de Nuestra Empresa, puede presentar una queja o reportar una violación de datos a través de su administrador de línea o a través de los datos de contacto en la parte inferior de esta declaración. Además de presentar una queja ante Nuestra Empresa, también puede presentar una queja ante su autoridad local de supervisión de protección de datos.

9. ¿Cómo puede ponerse en contacto con nosotros?

Si tiene alguna pregunta sobre la forma en que procesamos sus datos personales, lea esta declaración primero. Si tiene preguntas, comentarios, cumplidos o quejas adicionales, comuníquese con el oficial de privacidad de Nuestra Compañía al privacy@nutreco.com.