Charte de protection des données à caractère personnel relative aux candidats

1. Introduction

La présente Charte de protection des données à caractère personnel régit le traitement de l'ensemble des données à caractère personnel des futurs employés, travailleurs temporaires directement supervisés (p. ex., contractuels indépendants et stagiaires), cadres ou administrateurs indépendants de notre Société, ainsi que des futurs membres du comité de surveillance ou d'un autre organe similaire de notre Société (ci-après désignés individuellement par « Candidat » ou « vous ») relatif au recrutement par Nutreco N.V., sise Stationsstraat 77, Amersfoort (Pays-Bas) ou toute société détenue ou contrôlée directement ou indirectement par elle et avec qui vous avez interagi (ci-après, « notre Société » ou « nous »). Nutreco N.V. et ladite société détenue ou contrôlée directement ou indirectement par elle avec qui vous avez interagi sont responsables du traitement de vos données à caractère personnel. La présente charte vous explique qui nous sommes et vous explique comment et pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel, ainsi que d'autres informations pouvant vous concerner. Si vous avez la moindre question, nous vous invitons à nous contacter en utilisant les coordonnées figurant en bas de votre écran. La présente Charte de protection des données à caractère personnel est en vigueur depuis le 24 mai 2018, date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. D'autres modifications pourront y être apportées à l'avenir si besoin. La version publiée sur notre site internet est toujours la version actualisée. Nous vous informerons personnellement en cas de changements importants au cours du traitement de votre candidature.

 

2. Dans quels buts traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel des Candidats sont collectées et traitées dans le cadre de notre procédure de recrutement et de sélection et afin de garantir le fonctionnement rapide et efficace de cette procédure :

A. Afin d'échanger avec vous au sujet de votre embauche ou de votre candidature

Si vous avez montré de l'intérêt pour un poste au sein de notre Société, vos données à caractère personnel sont enregistrées dans les systèmes pertinents utilisés à des fins de recrutement. Nous utilisons ces données pour échanger avec vous et déterminer si vos qualifications et votre profil sont conformes à nos exigences pour un poste vacant en particulier.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base du consentement que vous nous accordez en nous les communiquant ;
  • Les données que nous traitons incluent vos coordonnées, les informations que vous nous fournissez à des fins de recrutement (comme votre CV, votre parcours professionnel, votre formation, etc.) ainsi que les courriers que vous nous avez envoyés afin de postuler à des offres d'emploi (références comprises).

B. Afin de répondre à vos questions

Si vous nous contactez, nous utiliserons vos données à caractère personnel pour vous répondre et vous apporter les précisions que vous demandez.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ;
  • Les données que nous traitons incluent votre nom, vos coordonnées, les courriers contenant vos questions ainsi que l'ensemble des données à caractère personnel que vous nous avez fournies en lien avec ces dernières.

C. Afin de vous juger et de vous évaluer dans le cadre de notre procédure de recrutement

Notre procédure de recrutement peut inclure une sélection (par exemple, sous la forme d'une évaluation des compétences).

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à sélectionner des candidats compétents qui répondent aux exigences d'un poste vacant particulier au sein de notre Société ;
  • Le cas échéant, nous traitons les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, les observations des évaluateurs concernant vos compétences, ainsi que vos résultats aux tests d'évaluation.

D. Afin de conclure un contrat de travail avec vous

Si nous vous proposons un poste au sein de notre Société, nous traiterons vos données à caractère personnel afin de préparer et de mettre au point votre contrat de travail. Nous utilisons vos données à caractère personnel dans le cadre de la conclusion, de l'exécution et de la résiliation de votre contrat de travail. Par la suite, nous conserverons également vos données à caractère personnel dans les systèmes que nous utilisons pour gérer les RH.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel car aucun contrat de travail ne peut être conclu entre nous sans cela ;
  • Le cas échéant, les données que nous traitons incluent vos coordonnées, votre date de naissance, votre sexe, votre état-civil, votre nationalité, les informations de votre carte d'identité ou de votre passeport, votre déclaration de statut d'emploi, les informations relatives à votre enregistrement auprès de la Chambre de Commerce et à votre régime de TVA, les informations que vous nous fournissez à des fins de recrutement (parcours professionnel, formation...), les données relatives à votre métier et à votre poste, les informations de votre permis de travail, vos disponibilités, vos conditions d'emploi et les informations relatives à votre régime d'imposition, vos coordonnées bancaires et votre assurance.

E. Réseaux sociaux tels que LinkedIn et autres sites internet accessibles au grand public

Nous sommes susceptibles de collecter vos données à caractère personnel sur vos profils publics, notamment sur LinkedIn ou d'autres réseaux sociaux et sites internet accessibles au grand public, si c'est par l'intermédiaire de ces derniers que vous avez manifesté votre intérêt pour les initiatives de recrutement de notre Société ou si vous vous êtes identifié grâce aux fonctionnalités intégrées de ces réseaux sociaux, de ces sites de recrutement ou de nos propres sites. Dans le cadre de votre candidature, nous pouvons également collecter vos données à caractère personnel sur ces sources lorsqu'un lien vers votre profil est inclus sur l'un de ces sites ou dans votre CV.

Nous pouvons également obtenir vos coordonnées grâce à des sources publiques, y compris les contenus que vous avez rendus publics sur LinkedIn, d'autres sites de réseaux sociaux ou d'autres sites similaires, dans un but professionnel et pour prendre contact avec vous à des fins de recrutement. Si vous avez transmis vos coordonnées à notre Société et que vous nous autorisez à vous contacter à des fins de recrutement, nous le ferons. Vous pourrez demander qu'on cesse de vous contacter pour des opportunités de carrière et que vos données à caractère personnel soient effacées de nos systèmes.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime et afin de trouver des candidats compatibles avec les postes vacants au sein de notre Société.
  • Nous traitons les données à caractère personnel que vous avez rendues publiques sur vos profils LinkedIn ou sur d'autres réseaux sociaux ainsi que toute correspondance entre vous et nos recruteurs. Cela inclut votre nom, vos coordonnées si elles sont disponibles, les intitulés de vos anciens postes et de votre poste actuel, votre parcours professionnel, votre formation, vos compétences, vos recommandations et votre CV s'il est disponible.

F. Afin de protéger vos intérêts vitaux

Nous traiterons vos données à caractère personnel chaque fois que cela sera nécessaire à la protection de vos intérêts vitaux. Ce peut être le cas, par exemple, si vous souffrez d'un handicap physique ou d'un problème de santé dont nous devons avoir connaissance lorsque vous vous trouvez dans nos locaux.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel afin de pouvoir protéger vos intérêts vitaux et lorsque c'est nécessaire pour vous éviter un risque de blessure ou tout autre danger pour votre santé ;
  • Le cas échéant, les données que nous traitons incluent vos coordonnées, les coordonnées de la personne que nous devons contacter en cas d'urgence, l'adresse du site de la Société où vous travaillez et les données pertinentes relatives à votre santé que vous nous avez fournies.

G. Afin de vous informer et d'échanger avec vous sur les autres postes disponibles

Il arrive parfois que nous ne puissions pas vous proposer tout de suite de poste vous correspondant. Si vous le souhaitez, nous pouvons conserver vos informations dans nos systèmes et vous recontacter si un poste susceptible de vous intéresser se libère. Nous pourrons également vous inviter à des activités de recrutement et vous faire part d'opportunités d'emploi.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, lorsque vous nous autorisez à conserver vos informations dans nos systèmes ;
  • Les données que nous traitons incluent vos coordonnées (comme votre adresse et votre adresse électronique), ls informations que vous nous avez transmises lors de vos candidatures antérieures (par exemple, votre CV) et un résumé de nos appréciations vis-à-vis de ces dernières.

 

3. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Généralement, notre Société conserve les données des Candidats uniquement pendant le temps nécessaire à la réalisation du but recherché, dans la limite du délai raisonnable nécessaire pour respecter les exigences légales applicables ou de la durée conseillée en vertu d'un délai de prescription applicable.

À l'expiration de la durée de conservation applicable, les données doivent être rapidement :

i) supprimées ou détruites de manière sécurisée ; ii) anonymisées ; ou iii) transférées dans une archive (sauf interdiction légale ou en vertu d'un calendrier de conservation des dossiers applicable).

 

4. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Accès à vos données à caractère personnel au sein de notre Société :

Les employés impliqués dans la procédure de recrutement qui vous intéresse peuvent accéder à vos données à caractère personnel dans la stricte limite de leurs besoins pour accomplir leurs tâches respectives. Par exemple, ces employés peuvent être des recruteurs, des employés des RH ou les responsables des services concernés.

D'autres services au sein de notre Société peuvent également avoir légitimement accès à vos données à caractère personnel, dans la stricte limite de leurs besoins et pour accomplir leurs tâches respectives, tels que les services informatique, juridique ou chargé de la conformité.

Dans certains cas, il est possible que vos données à caractère personnel soient transférées dans un pays fournissant un niveau de protection insuffisant pour ce type de données. Toutefois, notre Société a instauré des Règles d'entreprise contraignantes applicables à l'ensemble du groupe auquel nous appartenons, pour que vos données à caractère personnel soient correctement protégées.

Accès à vos données à caractère personnel par des tiers :

Lorsque c'est pertinent dans le cadre de leur activité de fournisseur de produits ou de services pour notre Société, les tiers suivants peuvent accéder à vos données à caractère personnel : agences de recrutement, services de vérification des antécédents des employés, centres d'évaluation et fournisseurs de services informatiques.

Lorsqu'un accès à vos données à caractère personnel est accordé à des tiers, notre Société prend toutes les mesures contractuelles, techniques et organisationnelles requises pour s'assurer que leur traitement est limité au strict nécessaire et réalisé à des fins conformes aux pratiques de notre Société. Le traitement de vos données à caractère personnel par des tiers sera réalisé conformément au droit applicable.

Si des données à caractère personnel sont transférées à un tiers dans un pays fournissant un niveau de protection insuffisant pour ce type de données, notre Société prendra des mesures afin de garantir leur protection adéquate, par exemple en mettant en place des Clauses Contractuelles Type de l'UE avec ces destinataires. Dans les autres cas, vos données à caractère personnel ne seront transmises à des tiers que si la loi l'exige.

 

5. Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?

À notre avis et selon l'analyse des risques que nous avons menée, nous avons pris les mesures de protection nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. Dans notre analyse nous avons pris en compte les risques de destruction accidentelle ou illégale ; de perte, dommage ou altération accidentel(le) ; de divulgation ou d'accès non autorisé(e) ; et d'autres formes de traitements illicites (notamment la collecte de données inutiles) ou traitements ultérieurs.

 

6. Comment exercer vos droits au respect de la vie privée ?

Vous pouvez demander à accéder à vos données à caractère personnel ou à les visualiser et, sous certaines conditions, demander leur rectification ou leur effacement. En outre, vous pouvez demander la restriction du traitement de vos données à caractère personnel, ou vous opposer à ce traitement, et avez le droit à la portabilité des données.

Pour invoquer vos droits en matière de respect de la vie privée, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées qui figurent en bas de votre écran. Veuillez noter que nous pourrons alors vous demander des informations complémentaires, afin de vérifier votre identité.

 

7. Pouvez-vous retirer votre consentement ?

Vous pouvez retirer votre consentement après l'avoir donné. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n'entraîne aucun effet rétroactif et n'est possible que si vous l'avez préalablement accordé. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées qui figurent en bas de votre écran.

 

8. Comment faire une réclamation ou signaler une violation des données ?

Si vous souhaitez faire une réclamation concernant la façon dont notre Société utilise vos données à caractère personnel ou si vous avez découvert que notre Société a agi en violation des données, vous pouvez nous transmettre votre réclamation ou votre signalement par le biais des coordonnées qui figurent en bas de votre écran. En plus d'adresser une réclamation à notre Société, vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité locale de contrôle de la protection des données.

 

9. Comment nous contacter ?

Si vous avez la moindre question sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez d'abord lire la présente charte. Pour nous faire part de toute autre question, remarque, appréciation ou réclamation, veuillez contacter notre responsable du service Protection des données à l'adresse suivante : privacy@nutreco.com.