Charte de protection des données à caractère personnel relative aux données des employés

1. Introduction

La présente Charte de protection des données à caractère personnel régit le traitement de l’ensemble des données à caractère personnel des (anciens) employés, travailleurs temporaires directement supervisés (p. ex., contractuels indépendants et stagiaires), cadres ou administrateurs indépendants de notre Société ainsi que des (anciens) membres du comité de surveillance ou d'un autre organe similaire de notre Société (ci-après désignés individuellement par « Employé » ou « vous ») de Nutreco N.V., sise Stationsstraat 77, Amersfoort (Pays-Bas) ou de toute société détenue ou contrôlée directement ou indirectement par elle et avec qui vous avez interagi ou entretenu une relation commerciale (ci-après, « notre Société » ou « nous »). Nutreco N.V. et la société détenue ou contrôlée directement ou indirectement par elle avec qui vous avez interagi ou entretenu une relation commerciale sont responsables du traitement de vos données à caractère personnel. La présente charte vous explique qui nous sommes et vous sert à comprendre comment et pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel ainsi que d’autres informations pouvant vous intéresser. Si vous avez la moindre question, nous vous invitons à nous contacter grâce aux coordonnées figurant en bas de votre écran.

La présente Charte de protection des données à caractère personnel est en vigueur depuis le 24 mai 2018, date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. D’autres modifications pourront y être apportées à l’avenir si besoin. La version publiée sur notre site internet est toujours la version actualisée. Nous vous informerons personnellement en cas de changements importants pendant la durée de votre emploi.

 

2. Dans quels buts traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Notre Société sera amenée à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution de votre contrat de travail. Ce traitement sera effectué en vertu d'une (ou de plusieurs) des finalités professionnelles suivantes :

A. A des fins de gestion des ressources humaines, du personnel et des salaires

Nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de gestion des ressources humaines et du personnel et afin de gérer votre dossier personnel. Ce traitement de vos données à caractère personnel s’applique notamment à vos évaluations de performance, vos aides au reclassement, vos congés et autres absences, aux renseignements sur votre retraite, à vos déplacements et frais correspondants et à nos échanges de communications avec vous. Nous pouvons également être amenés à traiter vos données à caractère personnel à des fins de conformité avec les lois et les règlements. C’est le cas, par exemple, lorsque ce traitement est réalisé à des fins d’identification, de prévention de la fraude, de contrôles internes et de sécurité de la Société. Si vous êtes expatrié, vos informations personnelles seront également traitées à des fins de fiscalité. Par ailleurs, nous traiterons vos données à caractère personnel à des fins de gestion des salaires. Veuillez noter que nous ne gérons pas uniquement le versement de votre salaire, mais également vos heures de travail et heures supplémentaires, vos primes et vos autres formes de rémunération et d’avantages.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel, afin d’exécuter le contrat de travail que nous avons conclu avec vous et afin de nous conformer aux obligations légales ;
  • Le cas échéant, les données que nous traitons incluent vos coordonnées, votre date de naissance, votre sexe, votre état-civil, votre nationalité, vos photos, vos vidéos, les informations de votre carte d’identité ou de votre passeport, votre déclaration de statut d’emploi, les informations relatives à votre enregistrement auprès de la Chambre de Commerce et à votre régime de TVA, les informations que vous nous fournissez à des fins de recrutement (parcours professionnel, formation...), les données relatives à votre métier et à votre poste, les informations de votre permis de travail, vos disponibilités, vos conditions d’emploi, les informations relatives à votre régime d’imposition, vos coordonnées bancaires, vos heures travaillées, les informations de votre dossier personnel, votre assurance, votre emplacement géographique et vos organismes, vos bénéficiaires et personnes à charge, les données de votre compte/profil (systèmes informatiques de la Société), les données générées durant l’exécution du contrat de travail et les informations contenues dans les courriers échangés avec notre Société dans le cadre de vos candidatures, y compris vos références, absences et congés.

B. A des fins d'exécution de nos processus commerciaux et de gestion interne

Durant le temps de votre emploi dans notre Société, nous traiterons vos données à caractère personnel dans le cadre de la réalisation et de l’organisation de nos activités. Cela inclut la gestion générale, la planification du travail, l’enregistrement du temps de travail, la facturation du temps travaillé à des tiers, les demandes de subventions auprès des gouvernements ou des tiers, l’élection des membres de l’organe représentatif de notre Société, la gestion administrative de l’association du personnel (staff association), et la gestion de nos actifs et de ceux des employés. Nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de gestion interne. Nous centralisons par exemple nos installations de traitement, afin de travailler plus efficacement. Nous réalisons également des audits et des enquêtes, mettons en œuvre des contrôles de gestion, et gérons et utilisons nos répertoires des employés. Nous traitons également vos données à caractère personnel à des fins d’archivage, d’assurance et de conseils commerciaux et juridiques, ainsi que dans les contextes de résolution des litiges.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à maintenir des activités commerciales solides et à les améliorer ;
  • Le cas échéant, les données que nous traitons incluent vos coordonnées, votre date de naissance, votre sexe, votre métier et votre poste, vos disponibilités, vos heures travaillées, votre assurance, votre emplacement géographique et vos organismes, les informations pertinentes de votre dossier personnel, vos bénéficiaires et personnes à charge, et les données générées durant l’exécution de votre contrat de travail.

C. A des fins de santé, de sécurité, de sûreté et d'intégrité

Pour notre Société, la santé, la sécurité, la sûreté et l’intégrité sont des préoccupations majeures. Nous traitons vos données à caractère personnel, afin de protéger nos employés et nos clients. Nous vérifions les antécédents de nos employés et nous les surveillons avant et pendant la durée de leur contrat au sein de notre Société. Nous vérifions également votre statut d’employé et vos droits d’accès. Nous pouvons aussi traiter vos données à caractère personnel, afin de garantir la santé et la sécurité de tous sur le lieu de travail et de protéger nos actifs, ceux de nos employés et ceux de nos clients.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à surveiller nos processus internes et afin de respecter la loi ;
  • Les données que nous traitons incluent vos coordonnées, les informations pertinentes de votre dossier personnel, les informations relatives à votre assurance, votre emplacement géographique et vos organismes, ainsi que les données pertinentes que vous nous avez fournies sur votre santé.

D. Aux fins d'analyse et développement organisationnel, établissement de rapports de gestion, et gestion des acquisitions et cessions

Notre Société traite vos données à caractère personnel aux fins de préparer et réaliser des rapports de gestion et des analyses. Nous réalisons par exemple des sondages auprès de nos employés pour mieux connaître vos avis et opinions et préparer nos rapports de gestion. Nous traitons également vos données à caractère personnel en cas de fusions, d’acquisitions et de cessions, afin de pouvoir gérer ces transactions.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à maintenir des activités commerciales solides et à les améliorer ;
  • Les données que nous traitons incluent vos coordonnées, votre date de naissance, votre sexe, votre métier et votre poste, vos conditions de travail, votre assurance, votre emplacement géographique et vos organismes, vos bénéficiaires et personnes à charge et les données générées durant l’exécution de votre contrat.

E. A des fins de conformité avec la loi

Nous traitons parfois vos données à caractère personnel à des fins de conformité avec les lois et les règlements. Ce peut être le cas pour les obligations liées aux ressources humaines. Nous pouvons également être amenés à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de subventions ou de la réglementation fiscale. Il est possible que nous devions divulguer vos données à caractère personnel à des institutions gouvernementales ou autorités de contrôle à des fins de conformité aux lois et règlements.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel, afin de respecter nos obligations légales ;
  • Les données que nous traitons incluent vos coordonnées, votre date de naissance, votre sexe, votre état-civil, votre nationalité, les informations de votre carte d’identité ou de votre passeport, votre déclaration de statut d’emploi, les informations relatives à votre enregistrement auprès de la Chambre de Commerce et à votre régime de TVA, votre métier et votre poste, les informations de votre permis de travail, vos conditions d’emploi, les informations relatives à votre régime d’imposition, vos coordonnées bancaires, votre situation géographique et vos organismes.

F. Afin de surveiller et vérifier la conformité

Nous surveillons les comptes de nos employés, afin de garantir leur conformité avec nos politiques et avec la législation. Nous surveillons également la façon dont vous utilisez nos réseaux, systèmes et informations, afin de nous assurer du respect de ces politiques. Cette surveillance s’effectue indifféremment, que vous accédiez à nos informations réseaux et systèmes et utilisiez ces derniers sur vos appareils électroniques personnels ou sur ceux de notre Société.

Si un employé est soupçonné de se comporter ou d’agir en violation de nos politiques et réglementations, notre Société pourra ouvrir une enquête interne, ce qui pourra l’amener à générer et traiter des données à caractère personnel supplémentaires. Ce type d’enquête pourra être ouvert, par exemple, en cas de transfert interdit de secrets industriels, d’informations confidentielles, de propriété intellectuelle ou de savoir-faire appartenant à notre Société ; en cas de fraude ; ou si nous soupçonnons un employé d’être à l’origine d’un virus, d’un courrier électronique indésirable (spam) ou d’une intrusion dans nos systèmes ou notre réseau.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à surveiller nos processus internes et à respecter la loi ;
  • Les données que nous traitons incluent les données de votre compte/profil (systèmes informatiques de la Société), notamment les dates et heures auxquelles vous vous êtes connecté, les types d’informations et de fichiers partagés, les recherches que vous avez effectuées et le type d’appareil utilisé, le numéro de mobile de votre appareil, les adresses IP, les adresses MAC, les documents auxquels vous avez accédés et pendant combien de temps, les informations relatives au réseau mobile, le système d’exploitation de votre appareil mobile, le navigateur que vous utilisez, vos paramètres de fuseau horaire et les informations relatives à votre appareil ;
  • Vos données à caractère personnel ne sont conservées dans ce but que si elles sont liées à un comportement non conforme. Le cas échéant elles seront conservées pendant toute la durée de l’enquête ou du procès.

G. Afin de protéger les intérêts vitaux des employés

Nous traiterons vos données à caractère personnel chaque fois que cela sera nécessaire à la protection de vos intérêts vitaux. Ce peut être le cas, par exemple, si vous avez un problème de santé dont vos collègues et supérieurs hiérarchiques doivent avoir connaissance.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel, afin de pouvoir protéger vos intérêts vitaux et, lorsque c’est nécessaire, pour éviter un risque de blessure ou tout autre danger pour votre santé ;
  • Les données que nous traitons incluent vos coordonnées, les informations pertinentes de votre dossier personnel, les informations relatives à votre assurance, votre localisation géographique et vos organismes, ainsi que les données pertinentes que vous nous avez fournies sur votre santé.

H. Afin de vous proposer des opportunités de développement adéquates

Nous utilisons les informations enregistrées dans nos systèmes de gestion des ressources humaines pour vous proposer des opportunités de développement adéquates. Ainsi, nous sommes en mesure de vous proposer des formations, des cours, un accompagnement et toute autre forme d’orientation professionnelle ou de perfectionnement personnel adaptés à vos besoins. Nous utilisons également vos données à caractère personnel dans le cadre d’un développement général de votre carrière et de vos compétences.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel afin d’exécuter le contrat de travail que nous avons conclu avec vous ;
  • Les données que nous traitons incluent vos coordonnées, les informations que vous nous fournissez lors de votre recrutement (parcours professionnel, formation...), les données relatives à votre métier et votre poste, votre localisation géographique et vos organismes, les données générées durant l’exécution de votre contrat et les informations contenues dans les courriers échangés avec notre Société dans le cadre de vos candidatures (y compris vos références, absences et congés).

I. Afin de vous permettre d'effectuer vos tâches dans le cadre normal des affaires

Lorsque vous travaillez pour notre Société, vous utilisez nos systèmes dans le cadre normal des affaires. Vous êtes amené à envoyer des courriers électroniques, faire des recherches sur internet et appeler au téléphone. Vous pouvez également effectuer des déplacements professionnels pour le compte de notre Société. Dans ces cas-là, nous traitons les données à caractère personnel contenues dans ces documents ou dans les métadonnées qui les accompagnent. Par exemple, lorsque vous envoyez un courrier électronique, les données que nous traitons incluent vos coordonnées ainsi que les informations de votre profil.

Dans ce but :

  • Nous traitons vos données à caractère personnel, afin d'exécuter le contrat de travail que nous avons conclu avec vous ;
  • Nous traitons, dans la mesure applicable, les données de vos coordonnées, votre date de naissance, votre sexe, votre métier et votre poste, de votre compte/profil (systèmes informatiques de la Société), contenu et échanges (communications sur internet, courriers électroniques reçus et envoyés, documents imprimés, dispositifs de stockage), les informations de votre carte d'identité ou de votre passeport, les informations de vos cartes bancaires et cartes d'adhésion, vos préférences projets de voyage, ainsi que vos sauvegardes de données.

 

3. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Généralement, notre Société conserve les données des Employés uniquement pendant le temps nécessaire à la réalisation du but recherché, dans la limite du délai raisonnable nécessaire pour respecter les exigences légales applicables ou de la durée conseillée en vertu d'un délai de prescription applicable.

À l'expiration de la durée de conservation applicable, les données doivent être rapidement :

i) supprimées ou détruites de manière sécurisée ; ii) anonymisées ; ou iii) transférées dans une archive (sauf interdiction en vertu de la loi ou d'un calendrier de conservation des dossiers applicable).

 

4. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Accès à vos données à caractère personnel au sein de notre Société :

Tous les employés ont accès à votre profil d'employé de notre Société et aux données que vous avez rendues publiques sur celui-ci. Lorsque vous envoyez des données à un autre destinataire, par exemple, un courrier électronique à un client, ce dernier recevra également certaines des données à caractère personnel incluses dans votre profil. Dans certains cas, ces données seront accessibles au sein de notre Société sur la base « du minimum requis ».

Certains services de notre Société peuvent avoir légitimement accès à vos données non publiques, dans la stricte limite de leurs besoins et pour accomplir leurs tâches respectives. Il s'agit notamment des services Informatique, Ressources Humaines, Juridique, Sécurité des Systèmes Informatiques, Ethique et Conformité. Dans le cadre de ce traitement, il est possible que vos données à caractère personnel soient transférées dans un pays fournissant un niveau de protection insuffisant pour ce type de données. Toutefois, notre Société a instauré des Règles d'entreprise contraignantes applicables à l'ensemble du groupe auquel nous appartenons, pour que vos données à caractère personnel soient correctement protégées.

Accès à vos données à caractère personnel par des tiers :

Lorsque c'est pertinent dans le cadre de leur activité de fournisseur de produits ou de services pour notre Société, les tiers suivants peuvent accéder à vos données à caractère personnel : banques, compagnies d'assurance, émetteurs de cartes bancaires, fournisseurs de services informatiques, agences de voyage, ambassades, conseillers financiers, fiscaux et juridiques, clients, comptables, sociétés de crédit-bail, organismes de contrôle, services de l'inspection médicale, experts judiciaires, centres de formation, services de gestion des locaux et services de livraison des colis et courriers.

Lorsqu'un accès à vos données à caractère personnel est accordé à des tiers, notre Société prend toutes les mesures contractuelles, techniques et organisationnelles requises, pour s'assurer que leur traitement sera limité au strict nécessaire et réalisé à des fins conformes aux pratiques de notre Société. Le traitement de vos données à caractère personnel par des tiers sera réalisé conformément au droit applicable.

Si des données à caractère personnel sont transférées à un destinataire dans un pays fournissant un niveau de protection insuffisant pour ce type de données, notre Société prendra des mesures afin de garantir leur protection adéquate, par exemple en mettant en place des Clauses Contractuelles Type de l'UE avec ces destinataires.

Dans les autres cas, vos données à caractère personnel ne seront transmises à des tiers que si la loi l'exige.

 

5. Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?

À notre avis et selon l'analyse des risques que nous avons menée, nous avons pris les mesures de protection nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. Dans notre analyse nous avons pris en compte les risques de destruction accidentelle ou illégale ; de perte, dommage ou altération accidentel(le) ; de divulgation ou d'accès non autorisé(e) ; et d'autres formes de traitements illicites (notamment la collecte de données inutiles) ou traitements ultérieurs.

 

6. Comment exercer vos droits au respect de la vie privée ?

Vous pouvez demander à accéder à vos données à caractère personnel ou à les visualiser et, sous certaines conditions, demander leur rectification ou leur effacement. En outre, vous pouvez demander la restriction du traitement de vos données à caractère personnel, ou vous opposer à ce traitement, et avez le droit à la portabilité des données.

Pour invoquer vos droits en matière de respect de la vie privée, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées qui figurent en bas de la présente Charte de protection des données à caractère personnel. Veuillez noter que nous pourrons alors vous demander des informations complémentaires, afin de vérifier votre identité.

 

7. Pouvez-vous retirer votre consentement ?

En général, le consentement des Employés ne peut pas être utilisé pour autoriser le traitement de leurs données à caractère personnel. Toutefois, le consentement des Employés peut être obtenu en cas de besoins spécifiques, notamment lorsque le droit applicable l'exige. Vous pouvez retirer votre consentement après l'avoir donné. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n'entraîne aucun effet rétroactif et n'est possible que si vous l'avez préalablement accordé. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées qui figurent en bas de la présente Charte de protection des données à caractère personnel.

 

8. Comment faire une réclamation ou signaler une violation des données ?

Si vous souhaitez faire une réclamation concernant la façon dont notre Société utilise vos données à caractère personnel, ou si vous avez découvert que notre Société a agi en violation des données, vous pouvez nous transmettre votre réclamation ou votre signalement en utilisant les coordonnées qui figurent en bas de la présente Charte. En plus d'adresser une réclamation à notre Société, vous pouvez également déposer plainte auprès de l'autorité locale de contrôle de la protection des données.

 

9. Comment nous contacter ?

Pour toute question sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez d'abord vous référer à la présente charte. Pour nous faire part de toute autre question, remarque, appréciation ou réclamation, veuillez contacter notre responsable du service Protection des données à l'adresse suivante : privacy@nutreco.com.