従業員情報の取り扱いについて

1. 序章
このプライバシーステートメントは、(元)従業員、直属の監督下にある臨時労働者(独立した請負業者や研修生など)、(元)役員または非執行取締役、および(元)監督委員会または類似の機関のメンバー(それぞれ「従業員」または「お客様」と呼ばれる)のすべての個人データの処理に適用されます。 オランダ、AmersfortのStationsstraat 77に拠点を置くNutreco N.V.、およびあなたが交流した、またはビジネス関係を持っていたNutrecoが直接または間接的に所有または管理する会社(以下「当社」、「当社」または「当社」といいます)。Nutreco N.V.およびあなたが交流した、またはビジネス関係を持っていたNutrecoが直接または間接的に所有または管理している会社は、あなたの個人データの処理に責任を負います。このステートメントでは、当社が誰であるか、どのように、どのような目的でお客様の個人データを処理するのか、およびお客様に関連する可能性のあるその他のすべての情報について説明しています。追加のご質問がある場合は、本声明の下部に記載されている連絡先にご連絡ください。

このプライバシーステートメントは、2018年5月24日以降に適用されます。最終的な修正は2018年5月24日に行われました。本ステートメントは時間の経過とともに変更される可能性があり、最新版は当社のウェブサイトで公開されています。在職中に重要な変更が行われた場合は、積極的にお知らせします。

2. どのような目的で個人情報を処理するのか?
当社は、あなたの雇用契約を履行するために、あなたの個人情報を処理します。処理は、以下の業務目的のうちの1つ(または複数)に従います。

A. 人事、人事管理、給与管理

当社は、人事、人事管理、および人事ファイルの管理のために、お客様の個人データを処理します。これには、業績評価、配置転換、休暇やその他の欠勤、年金の詳細、旅費や経費、お客様とのコミュニケーションのためにお客様の個人データを処理することが含まれます。また、当社は、法令に基づいてお客様の個人データを処理しなければならない場合があります。例えば、本人確認、不正防止、内部統制、会社のセキュリティなどがこれにあたります。お客様が海外駐在員の場合は、税金関連の問題のためにお客様の個人情報を処理することもあります。さらに、給与管理のためにお客様の個人情報を処理します。当社は、給与の支払いだけでなく、時間外労働、ボーナス、その他の報酬や福利厚生の管理も行います。

この目的のために

ー当社は、お客様との雇用契約を履行し、法的義務を遵守するために、お客様の個人情報を処理します。
ー当社は、お客様の連絡先情報、生年月日、性別、市民権、国籍、写真、ビデオ、市民サービス番号、IDカードまたはパスポートの詳細、雇用状態の宣言、宗教、商工会議所、付加価値税の詳細、採用情報(職歴、学歴の詳細など)、仕事やポジションのデータ、労働許可証の詳細、空き状況などを、該当する範囲内で処理します。雇用条件、税金の詳細、支払いの詳細、勤務時間、人事ファイルの詳細、保険の詳細、所在地と組織、受益者と扶養家族、アカウント/プロフィールデータ(企業のICTシステム)、雇用契約の履行中に生成されたデータ、および求人応募に関する当社とのやりとり(推薦状、欠勤、休暇情報を含む)。

B. 業務プロセスの実行と社内管理
あなたが当社で働く場合、当社は、業務の遂行と組織化のためにあなたの個人データを処理します。これには、一般的な管理、業務のスケジューリング、勤務時間の記録、勤務時間の第三者への請求、行政や第三者への補助金の請求、当社の参加団体のメンバーの選出、職員会の運営、当社および従業員の資産の管理などが含まれます。当社は、社内管理のために個人データを処理します。例えば、業務の効率化を図るために中央処理施設を提供します。監査・調査、業務管理の実施、従業員名簿の管理・利用などを行っています。また、アーカイブや保険の目的、法律やビジネスコンサルティング、紛争解決の文脈でお客様の個人データを処理します。

この目的のために

ー当社は、健全な事業運営を維持・向上させるための正当な利益に基づいて個人情報を処理します。
ー当社は、該当する範囲で、お客様の連絡先、生年月日、性別、職務と役職、利用可能性、勤務時間、保険の詳細、所在地と組織、関連する人事ファイルの詳細、受益者と扶養家族、および雇用契約の履行中に生成されたデータを処理します。

 

C. 健康、安全、安心、完全性。
当社では、健康、安全、セキュリティ、整合性を非常に重視しています。当社の従業員と顧客を保護するために、当社はお客様の個人データを処理します。当社は、従業員が当社に雇用される前と雇用されている間に、従業員を審査し、監視し、従業員のステータスとアクセス権を認証します。また、労働衛生と安全性を確保し、当社と従業員および顧客の資産を保護するために、お客様の個人データを処理します。

この目的のために

ー当社は、当社の内部処理を監視し、法律を遵守するために、当社の正当な利益に基づいてお客様の個人データを処理することがあります。
ー私たちは、あなたの連絡先の詳細、関連する人事ファイルの詳細、保険の詳細、場所と組織、およびあなたが私たちに提供した関連する健康データを処理します。

D. 組織分析と開発、経営報告、買収と事業分離。
当社では、経営報告や分析を準備し、実行できるように、お客様の個人データを処理しています。例えば、当社では、経営報告書の作成にあたり、皆様のご意見・ご感想をより深く知るために、従業員アンケートを実施しております。また、当社では、合併、買収、事業分離の際、およびそれらの取引を管理するために、お客様の個人情報を処理します。

この目的のために

ー当社は、健全な事業運営を維持・向上させるための正当な利益に基づいて個人情報を処理します。
ー当社は、お客様の連絡先情報、生年月日、性別、職位、雇用条件、保険の詳細、所在地と組織、受益者と扶養家族、および雇用契約の履行中に発生した関連データを処理します。

E. 法律の遵守
当社では、法令を遵守するために、お客様の個人情報を処理する場合があります。これは、人事関連の義務などが考えられます。また、例えば、補助金や税制上の規制に照らして、お客様の個人データを処理する必要がある場合があります。また、法令に基づき、政府機関や監督官庁にお客様の個人データを開示する必要がある場合があります。

この目的のために

ー当社は、当社に課せられた法的義務を遵守するために、これらの個人データを処理します。
ー連絡先、生年月日、性別、身分、国籍、市民サービス番号、IDカードまたはパスポートの詳細、雇用状況の申告、商工会議所と付加価値税の詳細、仕事と地位、労働許可証の詳細、雇用条件、税金の詳細、支払いの詳細、場所と組織を処理します。

 

F. コンプライアンスの監視・調査のため
当社は、従業員のアカウントを監視し、当社の方針や規則の遵守状況を確認しています。また、当社は、お客様が当社のネットワーク、システム、および情報を使用して、当社のポリシーが遵守されているかどうかを監視します。これは、当社の情報、ネットワーク、またはシステムにアクセスしたり使用したりするために、お客様が当社のIT機器を使用しているか、お客様自身の機器を使用しているかに関係なく行われます。

従業員が当社のポリシーや規則を遵守していない行動や行動が疑われる場合、当社は、内部調査を実施し、追加の個人データを生成し、処理することができます。例えば、当社の企業秘密、機密情報、知的財産、ノウハウの譲渡が禁止されている場合、不正行為が行われている場合、または当社のシステムやネットワークへのウイルス、スパム、侵入の元凶であると疑われる従業員がいる場合、当社はこのような調査を行うことができます。

この目的のために

ー当社は、当社の内部処理を監視し、法律を遵守するための正当な利益に基づいて、お客様の個人情報を処理します。
ー当社は、アカウント/プロフィールデータ(企業のICTシステム)を処理します。例えば、お客様がログインした日時、共有された情報やファイルの種類、行われた検索クエリ、お客様が使用しているデバイスの種類、お客様のデバイスのモバイル番号、IPアドレス、MACアドレス、アクセスしたドキュメントとアクセス時間、モバイルネットワーク情報、お客様のモバイルオペレーティングシステムとお客様が使用しているモバイルブラウザ、お客様のタイムゾーンの設定とデバイスの詳細などです。
ーこの目的のためにお客様の個人データを保持することはありません。その後、調査や手続きが終了するまで、関連する個人データを保持します。

 

G. 従業員の重要な利益の保護。
従業員の重要な利益を保護するために個人データを処理する必要がある場合、当社はこれを行います。これは、例えば、あなたが同僚や上司が認識する必要のある病状を持っている場合などが考えられます。

この目的のために

ー当社は、お客様の重要な利益を保護するために、お客様の個人情報を処理し、お客様の健康を損なうおそれがある場合には、お客様の個人情報を処理します。
ー私たちは、あなたの連絡先の詳細、関連する人事ファイルの詳細、保険の詳細、場所と組織、およびあなたが私たちに提供した関連する健康データを処理します。

 

H. あなたの開発のための適切な機会を提供するために
当社は、人事システムに保存された情報を使用して、開発のための適切な機会を提供します。これにより、お客様のニーズに合った適切なトレーニング、教育、コーチング、その他の形でのキャリアガイダンスや個人開発を提供することができます。また、当社は、一般的なキャリア開発や人材育成のためにも個人情報を使用します。

この目的のために

ー当社は、お客様との雇用契約を履行するために、お客様の個人情報を処理します。
ー当社は、お客様の連絡先、採用情報(職歴、学歴詳細など)、求人・役職データ、所在地・組織、雇用契約の履行中に発生したデータ、求人応募に関する当社とのやりとり(紹介状、欠勤・休職情報を含む)を処理します。

 

I. 通常の業務を遂行できるようにするため
あなたが当社で働くとき、あなたは通常のビジネスの過程で当社のシステムとネットワークを使用します。電子メールを送信したり、ウェブを検索したり、電話をかけたりすることがあります。また、当社のために出張することもあります。そのような場合、当社は、そのような文書に含まれる個人データや、そのような文書に添付されているメタデータを処理します。例えば、お客様が電子メールを送信すると、当社はお客様の連絡先情報、お客様のプロフィール情報を処理します。

この目的のために

ー当社は、お客様との雇用契約を履行するために、お客様の個人情報を処理します。
ー当社は、該当する範囲内で、お客様の連絡先情報、生年月日、性別、職位データ、アカウント/プロフィールデータ(企業のICTシステム)、コンテンツおよびトラフィックデータ(お客様のインターネット通信、送受信された電子メールメッセージ、印刷された文書、ストレージデバイスなど)、IDカードまたはパスポートの詳細、会員証およびクレジットカード、旅行の好みおよび計画、およびバックアップに関するデータを処理します。

3. 従業員の個人データはどのくらいの期間保持されますか?
当社は通常、適用される法的要件を遵守するために合理的に必要な範囲内で、または適用される時効に照らして望ましいと考えられる範囲内で、適用される事業目的を果たすために必要な期間のみ、従業員データを保持するものとします。

適用される保存期間が終了した後、データは速やかに以下のように処理されるものとします。

(i) 確実に削除または破棄、または (ii) 匿名化、または (iii) アーカイブへの転送(これが法律または適用される記録保持スケジュールで禁止されている場合を除く)。

4. 誰があなたの個人データにアクセスできますか?
当社内でのお客様の個人データへのアクセス 当社の全従業員は、お客様の当社プロフィールおよびお客様がそこで公開したデータにアクセスすることができます。お客様が他の受信者にデータを送信した場合、例えば、お客様に電子メールを送信した場合、その受信者は、結果として、そのデータに含まれる個人データを受け取ることになります。これらのデータは、当社内で必要に応じて利用できるようになります。

非公開データは、IT、人事、法務、ITセキュリティ、倫理、コンプライアンスなど、当社の関連部門がアクセスすることができますが、それぞれの業務を遂行するために必要な範囲内でのみアクセスすることができます。この処理において、お客様の個人データは、十分なレベルの個人データ保護を提供していない国に転送されることがあります。ただし、当社は、お客様の個人情報が十分に保護されるように措置を講じています。そのためには、当社が属するグループ全体に適用される「拘束力のある企業規則」が適用されます。

第三者による個人情報へのアクセス 銀行、保険会社、クレジットカード会社、ITサプライヤーやコンサルタント、旅行代理店、大使館、金融、税務、法律顧問、顧客、会計士、リース会社、検査機関、検疫機関、法医学検査機関、法医学専門家、トレーニングセンター、施設サービス、荷物や手紙の配送サービスなど、当社への商品やサービスの提供に関連して、以下の種類の第三者が個人情報にアクセスすることができます。

第三者がお客様の個人データにアクセスする場合、当社は、お客様の個人データが当社と合意した処理目的のために必要な範囲内でのみ処理されるように、必要な契約上、技術上、組織上の措置を講じます。第三者は、適用される法律に従ってのみ、お客様の個人データを処理します。

個人情報の保護が十分に行われていない国の受取人にお客様の個人情報が転送される場合、当社は、これらの第三者との間でEU標準契約条項を締結するなど、お客様の個人情報が適切に保護されていることを確認するための措置を講じます。

それ以外の場合には、法令に基づく場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはありません。

5. お客様の個人データはどのように保護されていますか?
当社は、リスクアセスメントに基づき、お客様の個人データの安全性を確保するために適切な保護措置を講じていると考えています。当社の評価では、偶発的または不法な破壊、偶発的な損失、損傷、改ざん、不正な開示またはアクセス、その他の形態の不法な処理(不必要な収集を含むが、これに限定されない)またはさらなる処理のリスクを考慮しました。

6. 個人情報保護の権利はどのように行使できますか?
お客様は、ご自身の個人情報へのアクセスや個人情報の概要の確認、特定の条件の下での個人情報の修正および/または消去を要求する権利を有しています。さらに、個人データに関する処理の制限、処理に対する異議申立権、データのポータビリティの権利もあります。

個人情報保護の権利を行使するには、この個人情報保護方針の一番下にある連絡先を使って当社にご連絡ください。お客様の身元を確認するために、追加の情報をお尋ねする場合がありますので、ご了承ください。

7. 同意を撤回することはできますか?
従業員の同意は、一般的に従業員の個人データを処理するための正当な根拠として使用することはできません。ただし、特定の要件(例えば、適用法が必要な場合など)の下では、従業員の同意を得ることができます。一度取得した同意は、いつでも撤回することができます。同意の撤回には遡及効果はなく、同意の撤回は、お客様が最初に同意を与えた場合にのみ可能であることを覚えておいてください。同意の撤回を希望される場合は、本プライバシーステートメントの下部に記載されている連絡先にご連絡ください。

8. 苦情の申し立てやデータ侵害の報告の方法は?
当社による個人情報の使用について苦情がある場合、または当社によるデータ侵害に気づいた場合は、ラインマネージャーまたは本声明の下部に記載されている連絡先を通じて苦情を申し立てたり、データ侵害を報告したりすることができます。当社に苦情を申し立てる以外にも、あなたの地域のデータ保護監督機関に苦情を申し立てることもできます。

9. どのようにして当社に連絡することができますか?
当社がお客様の個人データを処理する方法についてご質問がある場合は、まずこのステートメントをお読みください。追加のご質問、ご指摘、お褒めの言葉、または苦情については、当社のプライバシー担当者(privacy@nutreco.com)までお問い合わせください。